Reine Zeitverschwendung bei der Arbeit in Zahlen
13 % der Arbeitszeit verbringen Ihre Mitarbeiter täglich mit Suchen
15 % der Arbeitszeit werden Dokumente abgelegt
1.000 Euro jährliche Kosten, wenn Ihr Mitarbeiter täglich fünf Minuten sucht
10 % aller Dokumente werden nicht wiedergefunden
Diese Zahlen sind schon erschreckend, oder? Ihre Arbeit können Sie in wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten aufteilen. Das Suchen und Warten gehört zu den nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Führen Sie sich das einmal vor Augen, was das an Zeit bedeutet..
Schauen Sie sich an, wieviel Zeit Ihre Mitarbeiter mit Dokumentenablage und Suchen verbringen. Ziel muss es sein, den Anteil an Suchen und Ablage deutlich zu reduzieren. Das wird im Gegenzug die Produktivität erhöhen, weil Zeit übrig ist.
Aber wie gehen Sie das an? Wie machen Sie die Tätigkeiten sichtbar, die reine Zeitverschwendung sind? Das ist der erste Schritt. Denn erst wenn Sie diese Zeitfresser ausfindig gemacht haben und zu packen bekommen, können Sie die Prozesse verändern und verbessern.
Machen Sie den Test
Wie schätzen Sie den Zeitverlust bei folgenden Tätigkeiten ein?
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| Ich suche Dateien und Dokumente | Ich werde ständig von Kollegen oder anderen Dingen unterbrochen |
Ich warte auf Kollegen, Unterschriften, EDV |
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|---|---|---|
| Ich sortiere Infos aus, die ich nicht brauche | Ich bringe Papiere von A nach B | Ich sitze in ineffizienten Meetings |
Und, kommen da einige Minuten zusammen? Dann sollten Sie sich unbedingt mit der 5S-Methode beschäftigen.
Wofür steht 5S?
1S
SortierenSortieren
Sortiere Sie aus und trennen Sie sich von Dingen, die Sie für Ihre Aufgaben nicht brauchen.
2S
SystematisierenSystematisieren
Versuchen Sie ein System in Ihre Arbeitsprozess zu bringen. Dinge, die Sie häufig brauchen, kommen in unmittelbare Nähe.
3S
SäubernSäubern
Säubern Sie Ihren Arbeisplatz regelmäßig. Wo fällt besonders viel Schmutz an? Ein sauberer Arbeitsplatz macht nach außen einen guten Eindruck auf Bewerber und Kunden.
4S
StandardisierenStandardisieren
Schaffen Sie Standards innerhalb und möglichst auch außerhalb Ihres Bereichs. So kann sich jeder schnell zurechtfinden. Die Erstellung von 5S-Auditformularen bzw. 5S-Checklisten ist hilfreich, um Abweichungen vom Standard festzustellen und zu dokumentieren.
5S
Selbstdisziplin & ständiges VerbessernSelbstdisziplin & ständiges Verbessern
Halten Sie sich an die Regeln für Ordnung und Sauberkeit und führen Sie regelmäßig Kontrollen durch. Abweichungen vom Standard fallen schnell auf und können abgestellt werden.
5S-Methode als regelmäßiger Zyklus
Die 5S-Methode ist als Kreislauf zu verstehen. Wenn Sie diesen Kreislauf als Standard in Ihr Unternehmen aufnehmen, können Sie sehr schnell die nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten feststellen und diese sofort abschalten bzw. reduzieren. Die 5S-Methode ist ein wesentlicher Teil in der Prozessoptimierung Ihrer Arbeit. Denn Sie hat das Ziel Ihren Arbeistplatz so effektiv wie möglich zu gestalten. Dabei kann ich Ihnen helfen.
Für mich gehört die Planung von Räumen und die Prozessoptimierung ganz eng zusammen. Das kann am Ende bedeuten, dass Sie viel weniger Büroschränke benötigen, als jetzt. Wenn ich gemeinsam mit meiner Innenarchitektin Ihre Räume plane, dann gehört für mich die 5S-Methode als Ansatz dazu. Hier finden Sie ein Beispiel für die 5S-Methode.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Zeitverschwendern auf die Spuren kommen und mit einem neuen Raumkonzept Standards in Ihr Unternehmen bringen. Denn dann heißt es in Zukunft nicht mehr suchen und warten, sondern finden und loslegen.
Legen wir gemeinsam los.
Sie möchten mit der 5S-Methode Ihre Arbeitsprozesse neu strukturieren? Ich begleite Sie dabei.
info@wohnwerk-stegink.de
